Productividad: conoce el método Kanban y 5 aplicaciones para desarrollarlo

Anteriormente les había comentado sobre la técnica japonesa de las “5s”, y de algunos hábitos para fortalecer el trabajo productivo. Ahora les cuento sobre el método Kanban, ideado por David J. Anderson, para las empresas modernas que operan en entornos complejos.

Esta alternativa apunta a organizar las funciones dentro de un equipo, para eliminar la saturación de trabajo y lograr un producto de calidad. Permite tener claridad sobre lo que se está haciendo, sobre las tareas que se encuentran en proceso y sobre las que están terminadas.

Para implementarla, se necesita una pizarra que muestre las fases del proceso, los trabajadores que participan en cada uno y las tareas que se realizan. Ésta puede ser un tablero físico o virtual, que visualice cada etapa a través de un set de tarjetas.

En Internet existen variadas herramientas Kanban, muchas de ellas gratuitas y disponibles para dispositivos móviles. También hay otras de pago, pero que ofrecen un periodo de gratuidad:

1. Asana: ideada para la planificación y gestión de proyectos en equipo. Permite crear, asignar, y hacer comentarios sobre las tareas, recibir actualizaciones y acceder a calendarios personalizados. Aquí se recomienda establecer metas, mantener una lista ordenada de tareas y planificar un espacio para hechos inesperados.

La herramienta fue desarrollada por el co-fundador de Facebook, Dustin Moskovitz y el ingeniero Justin Rosenstein, encargados de mejorar la productividad de quienes trabajaban en la red social.

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2. Kanban tool: entrega claridad y visibilidad del proceso de trabajo. Funciona con diversas opciones de personalización, como los cambios de color para las tarjetas y la asignación de fechas en las tareas. Además, permite crear documentos para compartir con el equipo y acceder a estadísticas con el fin de analizar el trabajo.

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3. Kanbanize: este software de gestión visual ayuda a diseñar y definir el flujo de trabajo en equipo, a realizar el seguimiento de éste y a reducir el estrés. Permite crear columnas y tarjetas, cambiar el estado de cada una, asignar una fecha, utilizar chats para discutir sobre los contenidos y generar gráficos, entre otras alternativas.

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4. LeanKit: al igual que la alternativa anterior, esta herramienta permite diferenciar las tarjetas con colores y además entrega la alternativa de adjuntar archivos. También tiene la opción de generar gráficos, descargar la información en PDF y personalizar el calendario.

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5. Trello: nos permite mantener un panel con las tareas a ejecutar, ver quién las tiene asignadas, cambiar a ese miembro, añadir etiquetas, fechas y horas. También podemos integrar servicios como Google Drive, Dropbox y OneDrive, entre otros.

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Imagen CC vía orcmid.