¿Cómo no perder el tiempo en las reuniones de negocios?

Las reuniones laborales son fundamentales para el desarrollo de una empresa y para la consecución de los objetivos corporativos. En las mismas se lleva a cabo la puesta en común de las ideas, forma de trabajo y puntos de vista que desarrolla cada uno de los empleados individualmente, además de ejercitar el trabajo en equipo. Sin embargo, según un informe de Robert Half International, el 28% de las reuniones son totalmente innecesarias, no están bien preparadas y son una pérdida de tiempo, principalmente por las siguientes razones:

1. Se habla de temas que no corresponden con la reunión, como chismes de la oficina o resultados deportivos. La mejor forma de evitar esto es que quien haya convocado a la reunión avise con anticipación sobre qué tratará la misma, además puede entregar documentación explicándola y tener una agenda de temas cuyo orden sea respetado.

2. No existe un liderazgo claro en las reuniones. Las personas convocadas se irán sumando uno a uno, lo que retrasará el horario de inicio. Estas cuestiones distraen a quienes forman parte de la reunión y perjudica a quienes fueron puntuales. Un consejo para no sufrir este tipo de inconvenientes es que se elija a un moderador organizado y con autoridad.

3. Las reuniones diarias, semanales o mensuales son una rutina y en ellas no se obtiene nada productivo. Las reuniones laborales sólo deben desarrollarse cuando tengan un objetivo, de otra forma deberían suspenderse.

4. Las reuniones se transforman en conferencias donde sólo habla una persona. Esto significa una verdadera pérdida de tiempo porque el objetivo mismo de la reunión es escuchar la perspectiva de todos los invitados. La mejor forma de superar este obstáculo es ir con mente abierta para escuchar a otras personas, invitándolas y motivándolas a hacerlo en el caso que no lo hagan. Para que esto sea productivo es fundamental el respeto por las opiniones ajenas.

5. Las reuniones por la mañana suelen significar una pérdida de tiempo. No es conveniente agendar reuniones en el horario en que los empleados son más productivos. Es por esto que se recomienda hacerlas durante la tarde, cuando las personas quieren cambiar su rutina laboral. Además, cabe recordar que el tiempo óptimo para una reunión es de 45 minutos.

6. Uno de las cuestiones que hacen que las reuniones sean un fracaso es el ambiente donde se realizan, por lo que puede ser buena idea realizarla en un espacio abierto, método ideal para calmar a los grupos que poseen ánimos muy diferentes. El lugar puede ser desde un parque hasta un restaurant.

¿Cómo son sus reuniones? ¿Se atreve a mejorarlas con alguno de estos consejos?