Sí, este tema es totalmente en serio y no estamos jugando una broma tardía de April's Fools Day. Si viste Star Trek sabrás que sus personajes muchas veces tenían reuniones para tomar decisiones. Lo importante es que estás son modelos superlativos de cómo se debe hacer una reunión en la vida real. Aquí el por qué:
1. Reuniones hay que hacerlas solamente cuando se necesita una decisión
En Star Trek, las reuniones ocurren cuando hay una crisis y el jefe (es decir, el capitán) deben decidir qué hacer. Nunca tienen reuniones "para compartir información" o "llegar a un consenso", y nadie es obligado a sentarse a parar ver una presentación en PowerPoint de una hora con explicaciones que todo el mundo ya sabía.
El criterio para hacer una reunión es fundamental en la vida real y en la serie:
2. Todo el mundo llega a tiempo y totalmente preparado
En Star Trek, nunca deben hacer un repaso a un tema porque alguien se lo perdió por llegar tarde a la reunión. Sí, me doy cuenta de que eso es porque sería aburrido verlo en televisión. Ah... y es también aburrido en la vida real.
Claro, una persona que llega tarde debe quedar al tanto de todo lo conversado, pero ¿Qué pasa con el resto? Si las reuniones ya no son entretenidas, escuchar la misma cosa dos veces debe ser el infierno en la tierra.
3. Las entradas se limitan a dos o tres frases
En Star Trek, las reuniones se suelen limitar al menor número de personas posibles, y cada asistente sólo proporciona la cantidad mínima de información necesaria para que el jefe tome una buena decisión. Las reuniones no deben transformar en eternas guerras de ideas, porque simplemente no hay tiempo para gastar en esas tonterías.
4. Conceptos técnicos complejos se simplifican
En Star Trek, cada vez que Data (o Spock o quien sea) dice algo así como "la ruptura causará que la barrera de dimensión interespacial oscile," alguien le pregunta: ¿"Al igual que el desplume de una banda de goma?".
Me doy cuenta, por supuesto, que las explicaciones simplificadas se dan debido a que los espectadores tienen que seguir la trama ¿Por qué no hacemos eso en la vida real? Lamentablemente los expositores asumen que todos debemos saber tanto de tecnología como ellos. Amigos, un consejo ¡Usen las analogías!
5. Una decisión pone fin a la reunión
En Star Trek, todo el mundo sale de la reunión sabiendo exactamente lo que ha pasado y qué debe hacer a continuación. No pierden mucha energía cuestionando la decisión, y desde luego no pierden el tiempo discutiendo cosas que ya se habían dado por cerradas. Por último y lo más importante, en Star Trek, lo que el equipo decide es lo que realmente se hace
Ahora, puedes pensar que la ejecución de una reunión de esta manera es algo imposible en la vida real, que algo tan perfecto sólo funciona en las series. Pues no es así. Yo mismo he estado en reuniones de la vida real que eran exactamente así.
Si tienes reuniones, sigue estos consejos y ¡Que así sea! Foto CC vía Flickr