¿Cómo tener reuniones productivas?

De seguro a más de alguno le ha pasado que ha estado full concentrado trabajando y de imprevisto llega una "invitación" a una reunión de último minuto que no puedes rechazar. Ante esta situación, lo único que puedes hacer es asistir y esperar que no te quite demasiado tiempo y sea productiva.

Esta situación se da en la mayoría de las oficinas, lo que la consultora Tandem denomina como "reunionitis aguda", es decir, pasan más tiempo en reuniones, planificaciones que en tareas realmente productivas.

Para revertir esta situación, la consultora recomienda seguir algunas pautas para empezar un tratamiento efectivo y hacer del tiempo, un valor de importancia para la productividad de la empresa y de los trabajadores. Toma nota.

Síntomas:

1) El tiempo excesivo que los ejecutivos pasan en reuniones.

2) La baja productividad de las reuniones

Primeras precauciones

El punto fundamental para empezar a tratar la "reunionitis" es la claridad sobre el objetivo de la reunión que pensamos convocar. El objetivo puede ordenarse en tres grandes categorías.

- Comunicar: Informar a los participantes acerca de resultados, objetivos estratégicos, nuevas políticas, etc.

-Obtener input: Conseguir información u opiniones de los participantes.

-Tomar decisiones: Tomar una o varias decisiones que luego permitan focalizarse en la acción.

Definir con antelación el objetivo de la reunión es el primer paso para curar la reunionitis. Para esto existe una práctica muy efectiva. Antes de convocar a los participantes, preguntémonos:

“¿Esta reunión es absolutamente necesaria? Los temas que se tratarán, ¿no podrían resolverse por otros medios? ¿Por teleconferencia? ¿Correo electrónico?”.

Con estas sencillas preguntas, nos evitaremos convocar a un gran número de reuniones innecesarias.

 Algunos remedios   

Una vez que hemos decidido que necesitamos convocar a la reunión, podemos aplicar una serie de prácticas para aumentar la calidad y la efectividad en el cumplimiento de nuestro objetivo.

- Definir la agenda: La orden del día debe incluir todos los temas que se tratarán, explicitando el objetivo de cada uno (¿comunicar, conseguir un input, tomar una decisión?), el responsable de dirigir la discusión y la duración. Toda la información que los participantes necesiten para prepararse debe enviarse con antelación. Si les enviamos la información un lunes a las 21hs., no esperemos tener una reunión muy productiva el martes a las 9:30 hrs.

- Definición de los participantes: Con frecuencia, se invita a reuniones a personas que nada tienen que hacer allí. Y esto es un gran derroche de recursos (además de una gran frustración para los que no tienen nada por aportar). A la hora de planificar una reunión, debemos asegurarnos de convocar únicamente a aquellos que tengan algo que contribuir a los objetivos (comunicar, conseguir un input, o decidir). En la sala, no debería haber ningún participante que no sepa cuál es su rol.

- Definir roles: Es necesario tener definido quienes se harán cargo de la reunión. Un responsable de convocar a la sesión, de armar y enviar la agenda y toda la información que los participantes necesiten para los objetivos que se hayan establecido. Tener un moderador del debate, alguien que maneje los tiempos, otro que tome nota y deje asentado los acuerdos, las discrepancias y las acciones comprometidas tras la cita.

- Formalización de acuerdos: Los acuerdos a los que se llegue en la reunión deben ponerse por escrito. Dejar establecido las tareas a realizar, las fechas comprometidas y los responsables por su ejecución. Es recomendable dedicar los últimos minutos de cada reunión a revisar estos acuerdos.

En conclusión, la "reunionitis" es una grave enfermedad corporativa. El diagnóstico es sencillo. En su próxima reunión, pregúntese: “¿Para qué estoy aquí?”. Si la respuesta no es clara, es probable que la organización sea víctima de este terrible flagelo.

La buena noticia es que tiene cura. Para erradicarla, es fundamental entender cuáles son las reuniones donde este efecto se está propagando e instalar los mecanismos que fomenten el uso de estas prácticas a lo largo de toda la organización.

Fuente: Consultora Tandem