“Getting things done”: el método que disminuye tu carga laboral

Uno de los deseos más repetitivos en el mundo del trabajo, es tener tiempo para conciliar nuestro empleo con la vida personal. Algunos lo consiguen fácilmente o con ciertas dificultades, pero para otros es casi imposible.

Ahí la productividad es un factor importante, pero muchas veces esta no solo depende de una persona, sino que de un equipo. En artículos anteriores les comenté sobre el método Kanban y la técnica japonesa de las “5s” para potenciar el trabajo productivo.

Ahora conozcamos Getting Things Done (GTD), una técnica que propone no centrarse en todo lo que debemos hacer, sino que en la siguiente tarea a realizar y cuya existencia no ha pasado inadvertida. Incluso en Chile se han impartido cursos para diversas empresas, tal como lo consigna este artículo sobre un seminario del año 2010.

Plasmado en el libro Organízate con eficacia. Máxima productividad personal sin estrés, del autor David Allen, este método de gestión se basa en cinco pilares:

1. Capturar: utiliza un bloc de notas, grabadora y todo aquello que sirva para recopilar el cien por ciento de lo que necesitas realizar o recordar. Pero eso no significa que tengas un acopio eterno de tareas o proyectos sin resolver.

2. Procesar: ve todo lo que capturaste en el paso anterior y pregúntate si es procedente realizar esas tareas. Si no es así, deséchalas o archívalas. En caso contrario, piensa en la siguiente acción a realizar. Si la puedes hacer en dos minutos, hazla. Si no es tu responsabilidad, delega.

3. Organizar: crea listas para hacer seguimiento a las tareas pendientes. Por ejemplo, las llamadas por realizar, los correo por enviar, etc.

4. Revisar: monitorea tus listas frecuentemente para tener claro cuál es el siguiente objetivo a concretar. Haz una revisión semanal para limpiar, actualizar y refrescar tu memoria.

5. Hacer: promueve la focalización adecuada de los objetivos, utilizando los recordatorios que sean necesarios. Genera un sistema fiable que evite la saturación de tareas agendadas.

Como ves, organizar las actividades encomendadas y el tiempo que se destina a ellas, es clave. Pero también lo es el adquirir buenos hábitos, de lo contrario ni la mejor metodología te hará conseguir los resultados que esperas.

Y como ninguna técnica es sinónimo de perfección, es importante que estés atento en el cómo aplicarla, ya que ello puede hacer la diferencia entre lograr buenos resultados u obtener una mala experiencia. Te dejo este link para que profundices al respecto y este artículo sobre los mitos del GTD.

Imagen CC vía Jixar.