Reglas para tener reuniones realmente útiles

Las reuniones son un gran dolor de cabeza para clientes, trabajadores e inclusos jefes que se esfuerzan por lograr algo de organización. Debemos asumir que estos momentos son inevitables. El remedio, sin embargo, no es menos reuniones, sino saber cómo hacerlas.

El verdadero trabajo de los equipos se realiza en las reuniones. Si estás desarrollando un nuevo plan de marketing, por ejemplo, puede hacerlo a través de un una conversación online, una serie de sesiones cara a cara o una reunión de equipo. Cada uno de ellos tendrá diferentes resultados, desde el punto de vista del tiempo y los resultados.

A continuación, te presento cuatro reglas para recuperar el control de las reuniones, porque, a pesar de ser odiadas por muchos, es un buen momento de productividad y ventaja competitiva.

Regla # 1: Crear regularidad

Equipos sanos utilizan las reuniones para discutir las decisiones importantes. Más que la reunión en sí, lo molesto es que éstas sean de improviso. Debe existir regularidad.

Las reuniones que son previamente establecidas y agendadas también permiten que los participantes preparen sus intervenciones con tiempo, creando momentos de conversación más enriquecedores. Todo el mundo siente que aporta su granito de arena.

Regla # 2: Crear diferentes momentos para diferentes situaciones.

Los equipos exitosos tienen diferentes reuniones para diferentes tipos de información. No hay que mezclar los reuniones estratégicas, encuentros con clientes y conversaciones para arreglar temas internos ¿La razón? Nuestros cerebros no son tan adeptos a cambiar rápidamente de un tipo de información a otro.

Hay que crearle una chispa a las reuniones. Si tenemos la oportunidad de hacer un encuentro más relajado que permita, por ejemplo, un "picoteo" de comida, hay que llevarlo a cabo sí o sí. Si nos quedamos en un solo modelo de reunión, en un par de semanas crearemos un rechazo.

Regla # 3: Asignar un moderador que tenga mucho tacto y firmeza para guiar la reunión

En los equipos sanos (aquellos han desarrollado habilidades en las áreas de la confianza, el conflicto, el compromiso, la responsabilidad y resultados) la gente está lista, dispuesta y es capaz de señalar cuando algo está fuera de tema. Si el equipo está trabajando en estos temas, pero no existe un orden, elegir un líder crea comodidad entorno a la reunión con el recordatorio de que él mantendrá la actividad completamente funcional.

Regla # 4: Pasa los últimos 5-10 minutos de la reunión recapitulando decisiones y acciones, analizando qué cosas se harán primero.

Para las reuniones productivas, el final es tan importante como el principio. No permita que las personas salgan con la discrepancia en silencio; si el líder no está claro sobre el compromiso de alguien, se debe preguntar.

Es importante que todos estén en la misma página sobre lo que se quiere y lo que no, o sino la reunión habrá sido totalmente innecesaria. No todo va a estar listo, y eso está bien, siempre y cuando todo el mundo se entere de la información dentro del mismo marco de tiempo.

Recuerda: Los grandes equipos sí tienen reuniones, pero saben llevarlas cómo corresponde. Simplemente no te rindas antes de obtener el beneficio.

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