¿Tu email te tiene colapsado? Así puedes solucionarlo

Muchos de nosotros gastamos una gran parte del día revisando la gran lista de correos nuevos que llegan a nuestra bandeja de entrada. Jamás hemos pensando en reducir la cantidad de tiempo y mucho menos en hacer una limpieza del "correo basura". Al final, estamos minutos valiosos cuando al final sólo necesitábamos responder a dos mails.

Tantas horas perdidas revisando nuestras cuentas de correo electrónico sólo serían bien justificadas si nuestro trabajo fuese ese. Pero no lo es. A menos que nos desempeños en servicio al cliente vía e-mail, probablemente hay un montón de cosas más importantes que tengamos que hacer antes que quedarnos pegados en la bandeja de entrada.

Debemos comprometernos con una cantidad mínima y máxima de tiempo para pasar en el correo electrónico, para así aprovechar el tiempo restante en la realización de trabajos más necesarios y productivo.

Ajuste un presupuesto a tu correo

Cuando nos pagan el sueldo, hacemos un presupuesto de cuánto podemos gastar y en qué lo haremos ¿Por qué? Porque así evitamos sorpresas a fin de mes. Lo mismo podemos hacer con nuestro correo electrónico.

Comienza por determinar el tamaño total de tu presupuesto de correo electrónico ¿Cuánto tiempo crees que es suficiente gastar viendo tu e-mail? Una idea buena para empezar es calcular cuánto es el tiempo que pierdes ahora. Cuenta todo el tiempo, incluso las pausas o las distracciones, para saber realmente lo que te estás perdiendo. Tómalo como una especie de autoevaluación:

¿Cuánto tiempo pierdo revisando mi e-mail?

¿Afecta mi rendimiento luego?

¿Me distrae fácilmente?

Utiliza esta autoevaluación para determinar cuánto tiempo de tu jornada malgastas.

Asigna el  tiempo

Una vez que haya determinado el tamaño de tu "presupuesto", debes dividirlo en una serie de intervalos regulares (10 o 15 minutos como máximo) durante todo el día. Nadie revisa todo el correo del día en una sola tirada ¿Me equivoco? Cierra tu correo en los horarios no establecidos y utiliza un programa para tomar notas o un administrador ara mantener una lista de correos electrónicos que necesitas enviar. En lugar de abrir tu cuenta cada vez que necesites enviar un nuevo e-mail, programa un horario. Por ejemplo, todos los mails de la mañana, los envías a las 11.30 y los de la tarde a las 17.30 así no pierdes tiempo entremedio. Utilice los intervalos únicamente para revisar tus correos.

Centrarse en los correos electrónicos que importan

Si vas a sacar el máximo provecho de tu tiempo limitado, entonces debes dar real atención a los mensajes más importantes y no en los que simplemente te consumen tiempo y que podrían ser respondidos perfectamente otro día, incluso un fin de semana (porque es un mail de tu familia y no de negocios).

Para dar importancia, primero debes decidir qué correos son los más urgentes en cuanto a horario, luego revisar la importancia en base al contenido y quién lo envía (no es lo mismo responder a un jefe que a un compañero) y por último, dejar para el final todo correo que no tenga que ver con tu trabajo, pero que igual sea importante.

Herramientas de gestión de correo electrónico como Sanebox y Other Inbox ofrecen una forma rápida de limitar la cantidad de mensajes entrantes. Te permite tener el mayor control sobre lo que llega a tu bandeja de entrada configurando todo bajo tus propias reglas. Esta funcionalidad está disponible en la mayoría de correos más populares, como Outlook, Gmail, y otros.

Foto CC vía Flickr