Tener una empresa organizada en 2014

Un negocio organizado es un negocio productivo, pero muchas personas no lo son y deben recurrir a métodos extremos para obligarse a serlo. Ahora es el momento perfecto para conseguir lograrlo

A continuación se presentan 10 consejos para ayudarle a hacer eso y ponerse en marcha en el año nuevo.

1.- Purificar la oficina

Incluso si eres de esas personas que no les molesta un poco de desorden o polvo, éste puede causarte estrés aunque ni siquiera te des cuenta ¿No recuerdas esa vez que lanzaste un rosario de garabatos por no encontrar tu teléfono? Admítelo, si eres un poco desordenado, en más de una ocasión te enfureciste por ello.

Una de las causas de ser desordenado, es porque pensamos que todo es importante, por lo tanto, guardamos todo. Desde este año, como compromiso, tiraremos todo lo que no sirva, ya no sea relevante o tengamos repetido. Purificaremos nuestra oficina.

Por ejemplo:

- Descubrirás que tienes artículos electrónicos u otras cosas defectuosas que guardas porque sí.

- Tienes cosas que para ti ya no son útiles, pero que sabes que alguien las apreciaría. Dónalas.

- Piensa en lo básico, en todo lo que necesitas para sobrevivir en el trabajo. El resto de cosas, comienza a eliminarlas o darles un uso verdadero.

Cuando el espacio de trabajo esté purificado, te gustará estar en tu escritorio y no perderás el tiempo, ni la paciencia, buscando en todos lados.

2.- Organiza tus archivos en papel 

Un estudio afirmó que la personas desperdician, en promedio, más de 4 horas por semana buscando papeles que necesitan ¿Por qué aún guardas esa boleta del 2001? ¿Es un bonito recuerdo? Yo creo que no. Revisa tus cajones, recoge lo que necesitas y el resto a la trituradora.

Como ya lo recomendé antes, si aún sientes que muchos papeles son necesarios, puedes escanearlos y organizar todo en tu computador, donde molestará mucho menos que en el escritorio de tu oficina

3.- Utiliza la nube

Si aún no lo haces, lo cuál sería ultra raro, comienza a usar las herramientas basadas en la nube para compartir y guardar documentos. Uno de los mejores es Google Drive, que nos permite almacenar hasta 15 GB de forma gratuita, dejándonos crear presentaciones, documentos y planillas de excel. Otra gran opción es Dropbox, más ligado al almacenamiento que a la creación de documentos, pero aún así es de gran utilidad, especialmente para archivos de mayor tamaño.

Los archivos en la nube pueden ayudar a limpiar tu almacenamiento personal, dejando todo lo estrictamente necesario en tu disco duro, así como ahorrar valioso tiempo evitando enviar correos a cada rato con alguna foto, documento o cualquier archivo. Simplemente lo arrastras a la nube y quedará a disposición de todos en la empresa.

4.- Limpia tu bandeja de entrada

Apuesto que más del 50% de tu correo corresponde a cupones de descuentos, muchos de ellos ya vencidos pero que para ti siguen siendo útiles.

Es posible gestionar tu bandeja de entrada de correo electrónico de modo sólo puedas ver los mensajes que realmente quieres, dejando todo lo demás elegantemente oculto y esperando por si alguna vez lo necesitas. Haz borrón y cuenta nueva en el correo electrónico personal y de la empresa.

A continuación, empieza a reconocer cuáles son esos correros que nunca en la vida abres, así eliminas tu suscripción al newsletter.

Te recomiendo utilizar Gmail, ya que una de sus nuevas funciones es clasificar automáticamente cada correo que llega a tu bandeja, dejando absolutamente todo en carpetas personalizadas. Por ejemplo, hay una para todo lo que sea de social media y una específica para promociones, dejando todo perfectamente ordenado.

5.- Ordena las redes sociales

Una buena empresa también tiene sus redes sociales activas y, por sobre todo, ordenadas.

En primer lugar, debes hacer un balance de dónde está marcando presencia social tu negocio y elimina todas las cuentas que ya no están en uso. No hay razón para tener cuenta en todos los sitios, como Pinterest, Twitter, Facebook, LinkedIn, Tumblr o Instagram. La verdad es que algunas redes son específicas para cierto tipos de empresa.

Estos son los primeros cinco consejos para tener una oficina organizada. Esperen la segunda parte con otros cinco más.

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