Si vamos a tener reuniones, que sean efectivas

El club de trabajadores que odian las reuniones es enorme, hay que asumirlo. El principal motivo de esto es que muchas empresas realizan estas juntas sin tener un mayor conocimiento para hacer que realmente sean productivas.

No existe un formato único para realizar reuniones. Ya sean grandes, pequeñas, grupales o individuales, las reuniones pueden ser herramientas de comunicación eficaces cuando se piensan con cuidado. Las reuniones exitosas no son producto de la improvisación, al contrario, son planificadas con antelación.

¿Quieres dar consejos en el trabajo para mejorar las reuniones?¿ Eres jefe y quieres que estos momentos sean más productivos? Acá te recomiendo algunos tips:

1- Piensa y ten claro que resultado esperas de la reunión. No hagas una porque sí. Antes de concertar otra junta, el jefe debe preguntarse ¿Qué pretendo lograr con esta reunión? ¿Qué impacto espero tener? Al igual que con cualquier herramienta, las reuniones producen resultados deseables cuando se tienen en cuenta sus limitaciones.

2.- Crear una agenda. Una vez que un jefe tenga claro el por qué tiene que citar a los trabajadores a una reunión, también debe crear una agenda. Éstas ayudan a dirigir reuniones con éxito. Una agenda programada no sólo deja en claro lo que deben esperar los trabajadores de la reunión, también se exponen los temas de discusión, estableces el contexto y el alcance, los puntos claves y los objetivos deseados.

Un programa permite que los empleados vayan preparados y así se evita perder tiempo valioso en la reunión.

3.- Identificar e invitar a los participantes clave. Siempre considera en las reuniones a las personas que realmente necesites, no invites a todos por cortesía. Estas exclusiones se vuelven más sencillas cuando se tiene una agenda programada. Eso no implica que las personas que no forman parte de la reunión, no deban ser informadas después de lo que se realizó en ella. Los resultados de una reunión siempre afectan a la empresa entera.

4.- Hacer lo que se tenía planeado. No más, ni menos. Comience y termine su reunión a tiempo. Asegúrese de que tiene las herramientas, datos e informes que necesita a mano antes de comenzar la reunión. Advierte con antelación que queda poco para que la reunión comience, así los trabajadores tienen tiempo de terminar lo que están haciendo.

La gente aprecia que las reuniones terminen según lo pactado o incluso antes. Una vez que comience, siempre es bueno hablar con claridad, con respeto y de manera constructiva. Hay que animar a que todos participen según lo pactado. Si la discusión se sale del tema o se hace personal y no constructiva, se debe reorientar.

5.- Siempre resumir los resultados de la reunión. Una vez que se han alcanzado los objetivos y el tiempo, es hora de concluir la reunión. Hay que evitar la tentación de seguir abordando nuevos temas que puedan surgir, porque probablemente los trabajadores ya quieran volver a su lugar. Un resumen cierra formalmente la reunión. Se confirma y aclara lo discutido, respondiendo cualquier duda final.

El jefe debe comprar si la reunión ha cumplido sus objetivos. Si resulta que el encuentro le ha dejado con más preguntas, debe identificar los temas nuevos, sugerir nuevas medidas y reprogramar reuniones según sea necesario.

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