Hacer una cosa a la vez te hará ser más eficiente

Estamos viviendo en un mundo donde la tecnología predomina por sobre todas las cosas. Queremos trabajar más horas y nos sentimos estresados por querer terminar las tareas del día, y a veces, no podemos cumplir nuestras propias metas.

La tecnología está destinada a simplificar nuestra vida, pero con las aplicaciones móviles alertándonos a cada minuto, las redes sociales avisándonos de que están vivas, nuestra atención toma caminos que nos alejan de nuestro objetivo final.

Pero, no todo está perdido porque podemos aprender a ser más eficientes en el trabajo de manera individual y colectiva. La eficiencia se refiere al mejor uso de los recursos y la menor pérdida de tiempo y esfuerzo.

Además de invertir en el ambiente adecuado, el equipo apropiado y en un óptimo desempeño, se puede aumentar la productividad animando a tu staff a poner fin al famoso multitasking. Existen estudios que muestran que toma entre 25 a 40% más terminar un trabajo cuando estás tratando simultáneamente de trabajar en otros proyectos. Para ser más productivos haz una cosa ininterrumpidamente, por una cantidad sostenida de tiempo.

La consultoría The Energy Projects con sede en New York le enseña a clientes como Google, Facebook y Green Mountain Coffee, que la clave para la máxima productividad se basa en gran parte en la necesidad humana básica del descanso. La cadencia biológica conocida como el ritmo ultradiano, ordena los niveles de energía para subir y sumergirse aproximadamente cada 90 minutos.

En esa marca de 90 minutos, se tiene que pensar en algún tipo de renovación, poner combustible nuevo en el tanque antes de comenzar el siguiente ciclo. Se recomienda alentar a los trabajadores a tener un snack saludable, dar un paseo, escuchar música o simplemente alejarse del escritorio, cerrar los ojos y respirar profundamente.

Colectivamente, los trabajadores más productivos pueden contribuir a un ambiente de trabajo más eficiente. En el nivel macro, compañías pueden ser más eficientes si afinan de buena manera los métodos del llamado movimiento de inclinación generado por Toyota a partir del sistema de producción altamente eficiente de colaboración.

Por ejemplo, el sector de la salud ha hecho grandes avances en la eficiencia del trabajo. Varios hospitales han reorganizado sus cuartos de medicación para acortar el tiempo que las enfermeras necesitan para ir a buscar suministros.  Si se ahorra un minuto por enfermera y se multiplican por el número de veces que cada una de ellas tiene que ir a buscar suministros, se ahorra mucho tiempo y energía.

Pero apoyarse en una eficiente administración es más que incrementar ahorros. En la construcción de negocios, por ejemplo, apoyarse puede significar subcontratar en un proyecto a arquitectos, electricistas, plomeros, etc, trabajar como un equipo completo para terminar más rápidamente. La contratación de un contratista deficiente basado únicamente en la oferta más baja puede resultar en un proyecto que va por encima del presupuesto o pasarse del horario y esto puede afectar la reputación del negocio a largo plazo.

¿Crees que haces uso eficiente de tu tiempo?