Organiza tus emails, organiza tu vida

La correcta administración de la casilla de mails es vital para realizar de manera más eficiente cualquier trabajo, porque permitirá la optimización de los tiempos y además la respuesta a correos más urgentes antes que los que pueden esperar. Existes diversos programas, software y aplicaciones de las empresas de correos electrónicos más importantes para poder organizarlos según varios filtros, el destinatario, si pertenece al trabajo o al estudio o si son personales.

José Luis Montesino, de la página JLMontesino, explica que si una persona no tiene tiempo suficiente para organizar cada uno de sus mails por temas o carpetas con el fin de estar al día con la información que llega de diferentes procedencias, hay algunas recomendaciones para tener en cuenta. Los que leen sus correos desde un teléfono móvil o smartphone o también desde el PC, pueden realizar un proceso útil y fácil para tener los mails ordenados. En primer lugar, se crean carpetas con los nombres “Día”, “Semana” y “Año”. Cuando se recibe un correo y la contestación o acción debe ser hecha en breve, se colocará en la primera carpeta, la cuál será revisada en un horario estipulado. Lo mismo ocurrirá con las otras dos.

Por su parte, un artículo publicado en la web de Microsoft, explica cómo es posible crear carpetas para almacenar los correos electrónicos, para que luego sea más sencillo localizarlos. Todas estas indicaciones son para Windows Mail, pero pueden servir para cualquier otra plataforma. Los pasos son: ir a menú herramientas, luego a reglas de mensaje y tras ello a Correo. Aparecerá la opción condiciones para la regla y luego hacer click en “los mensajes deben cumplir todos los criterios”. Estos serán los que cada uno desea, como ser: pedidos del jefe, reuniones, fotografías, presupuestos, clientes, etc.

Además, en el sitio de BlackBerry, se explica cuál es la función de indicadores, los cuáles son compatibles con todos los servicios de mails y permiten organizar los que se reciben y también los que se envían. El objetivo es tener un detallado seguimiento de los mensajes para más adelante optimizar los tiempos y no perder horas valiosas buscando entre los miles que suele haber en la bandeja de entrada. En el caso de tener un BB, se activa directamente la opción, así como también todos los cambios que se deseen realizar.

Existen otras opciones, por ejemplo, en Gmail, que permite marcar los mensajes cuando son importantes, añadir etiquetas (personal, recibos, trabajo, viajes, entre las ya ofrecidas, pero se pueden crear nuevas) y un buscador para filtrar datos según quién envió el correo, qué decía en el contenido, una palabra clave para facilitar el proceso, etc. Todo ello es indispensable para que las respuestas, solución de problemas y trabajo en general sea más sencillo y mejor administrado. ¿Tienes una aplicación que te ayuda a organizar tus mails?

Fuente Imagen: liewcf Esta imagen es una obra derivada de Blackberry Bold email por Cheon Fong Liew, disponible bajo la licencia Licencia de Atribución "Sharealike" en http://www.flickr.com/photos/liewcf/3741166075/