Optimización del tiempo – Capítulo 1: Orden de Carpetas (“Folder Order”)

Algo que siempre me ha molestado, es perder tiempo por tener que hacer el trabajo 2 veces. Y lo peor: Cuando terminas haciendo esto por tu propio desorden.

Esta será una serie de artículos que resumen sencillas técnicas que he descubierto, inventado o adoptado para mejorar mi orden y por lo tanto eficiencia. En este primer episodio: “Organizar las carpetas de tu computador”

Casos típicos:
-Tu jefe te pide esa planilla que hiciste hace unos 3 meses. Invertiste horas de concentración en que quedara perfecta y se la enviaste por email. El email no lo encuentras y el archivo -que en su momento decidiste “para ahorrar tiempo”- guardar en el Escritorio, tampoco.

-Te llama el cliente para realizar una consulta sobre esa cotización que le enviaste hace un par de semanas, lástima que debes “rellenar” la conversación buscando el email, pues el archivo con la cotización NO TIENES IDEA dónde está: “LOST”

-Quieres ver qué tal va tu equipo comercial en las metas de este mes. Llegas a la carpeta “METAS” y te das cuenta que hay 5 archivos distintos… cada uno con un final convincente para ser el archivo real que buscas: nombres terminados en “v2” “final” “revisión” “versión OK”. No queda otra que abrir cada uno y revisarlos en detalle.

3 Simples medidas para comenzar a tener orden (y de paso, ganar tiempo):

1) Mover absolutamente todo lo que actualmente está en tu “Escritorio” a una carpeta llamada “desorden”:



2) Forzar el orden cronológico en los nombres de archivo:
Si grabas todas las versiones de un mismo archivo, incluyendo el siguiente prefijo a su nombre, siempre podrás ordenar alfabéticamente y encontrar rápidamente la versión revisada:
El prefijo debe ser: AÑO-MES-DIA

Ejemplo: Supongamos que estoy trabajando un archivo de metas llamado “metas.xlsx”

Para el 1 de Octubre 2012, lo grabo como 20121001 metas.xslx
Cuando trabajo nuevamente el 5, lo grabo como 20121005 metas.xslx
La siguiente semana, lo grabo como 20121012 metas.xslx

Al orden alfabéticamente esta carpeta, tendremos:


Automáticamente voy a saber que el último archivo, fue el más recientemente trabajado.

3) Taxonomía: Tener una buena estructura de carpetas para almacenar tus archivos/trabajos:

-Una buena práctica, es crear una carpeta "padre" llamada “TRABAJO”
-Al interior de ella, subdirectorios con las distintas áreas relevantes para tu cargo y una adicional para tus archivos personales, por ejemplo:
o CLIENTES
o MARKETING
o RECURSOS HUMANOS
o PRESENTACIONES
o COSAS PERSONALES

Luego en cada “GRAN CARPETA” subcarpetas según sea necesario, por ejemplo, al interior de “CLIENTES”:



Esto puede parecer “súper obvio” pero con la rapidez del día a día, no lo es. La clave de esta nota es lograr tomar conciencia y hacerse el hábito de seguir los pasos 2 y 3 siempre que se trabaje en archivos y se almacene comunicación recibida.

Te dejo un simple cálculo de poner en práctica esto, considerando que el realizarlo te genere un ahorro promedio de 20 minutos por día:



¡Felicidades: has ganado 33 días de vida!