Herramientas para organizar y optimizar tu tiempo - Parte 2

En el artículo anterior repasamos dos herramientas muy útiles a la hora de organizar nuestros documentos, videos, imágenes o cualquier otro tipo de archivo que necesitemos utilizar para realizar nuestros trabajos. Dropbox y Skydrive se presentaron como alternativas muy atractivas para todo estudiante que quiera llevar consigo todos sus documentos, ya que ambas nos entregaban la posibilidad de acceder a éstos desde lugares remotos sin la necesidad de estar en nuestro computador personal. Además, aparte de no requerir de un computador con gran potencia, ambos servicios eran gratuitos -pese a tener opciones de pago- y se pueden encontrar completamente en español.

En esta ocasión expondré sobre dos nuevas aplicaciones la primera enfocada a ayudarnos en ese proceso de recolección de información al que nos enfrentamos cada vez que tenemos que realizar un trabajo de investigación o algún tipo de presentación y la segunda la utilizaremos para facilitar el proceso de realizar trabajos en grupo, permitiéndonos hacerlo sin tener que movernos de nuestro PC ni reunirnos con nuestros compañeros en algún lugar específico.

Evernote

¿Cuántas veces te ha pasado que encuentras justo lo que buscabas pero lo pierdes y no lo puedes volver a encontrar?, Muchas, a mi también. Este servicio puede salvarte de esa y muchas otras situaciones en las que la capacidad de nuestro cerebro para retener información nos falla.

Evernote es un completo sistema que nos permite guardar textos, páginas webs, imágenes, documentos, videos, archivos de audio, capturas de pantalla, entre muchas otras cosas en un sólo lugar. Entre sus funciones destaca la capacidad de crear una especie de índice en el que puedes buscar todo el contenido que hayas guardado; además ofrece la capacidad de agregar etiquetas o categorizar tu información, de esta forma sabes qué buscar y exáctamente dónde hacerlo.

Pero las funciones que ofrece se pueden utilizar para un sinnúmero de cosas, puedes organizar tus semanas, generar un plan de trabajo, crear brainstormings, recolectar páginas favoritas, ordenar una investigación que estés haciendo online, guardar datos importantes, etcétra. Todo al alcance de un botón que nos permitirá guardar una gran cantidad de cosas sin mayor problema. Además, el sistema nos permitirá, al igual que Dropbox sincronizar nuestra información entre nuestros dispositivos móviles (celulares, tablets, etcétera) compatibles, un gran plus sin duda.

¿Qué necesito para usarlo?

Necesitan una cuenta de Evernote, e instalar el programa en sus dispositivos. En la página oficial pueden encontrar una excelente guía paso a paso que les mostrará todo el proceso que deben seguir para dejar Evernote funcionando perfectamente.

Google Docs

Todos conocemos a Google, ese pequeño buscador que pronto se convirtió en una de las empresas más poderosas del mundo. Hoy donde haya algo está Google, tienes Google Maps para saber a dónde ir, tienes Google Earth para ver el planeta, Google Talk para chatear, Gmail para gestionar tus correos, entre muchas otras cosas que nos ofrece este gigante online. Pero, además, tienes el cada vez más conocido -y útil- Google Docs, del cual te hablaré a continuación.

Docs nace de la necesidad de tener un lugar donde editar tus documentos y poder compartirlos con la inmediatés de un correo electrónico. Esta herramienta nos permite cubrir las necesidades básicas a la hora de editar un Excel, una presentación PowerPoint, un archivo Word, entre otros. El editor (con las típicas opciones de edición) online entrega la posibilidad de crear en el mismo lugar un documento desde cero o subir un archivo desde tu equipo para cambiarlo en la red. Además, podemos tomar directamente un documento que nos haya llegado adjunto a nuestro Gmail y editarlo ahí mismo.

Entre otras opciones destacadas de este servicio, podemos encontrar la capacidad de decidir quién puede acceder a los documentos y quién no. En un principio sólo el creador (tú) tiene acceso a los mismos, pero puedes hacerlos públicos o limitarlos a un número de personas a elección. Si estás pensando en trabajar en grupo, puedes compartir el documento con tus compañeros y éstos, inmediatamente, podrán acceder a él, verlo -y si se los permites- editarlo también.

Pero Google da un paso más adelante y nos permite trabajar en conjunto sin dañar la integridad del archivo. ¿Qué quiero decir con esto?, simple. Con Google Docs varios usuarios podrán ver y hacer cambios en los archivos al mismo tiempo, el servicio nos provee de varias herramientas (incluídas en el mismo sistema) para organizar el trabajo y dividir tareas. Un chat abierto, la capacidad de agregar comentarios a sectores específicos del documento, o generar debates para solucionar conflictos son algunas de las muchas herramientas para el trabajo colaborativo que incluye este sistema.

¿Qué necesito para usarlo?

Al ser un servicio de google, te verás obligado a tener una cuenta de la misma compañía. Cabe destacar que la misma cuenta de correo que usas en Gmail (si no tienes puedes crearla gratuitamente aquí) te permite acceder a todas las herramientas ofrecidas por la empresa. Luego, sólo necesitas acceder a Google Docs (http://docs.google.com/) y comenzar a descubrir esta grandiosa herramienta, gratuita, en español y al alcance de todos.

Con esto hemos llegado al final de este segundo artículo, en el próximo conoceremos otras herramientas para trabajar de forma colaborativa y repasaremos algunas opciones a los servicios ya mencionados en este par de entradas que he publicado. Recuerda que si conoces alguna otra herramienta en español y gratuita, no dudes en dejar tu comentario.

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