Herramientas para organizar y optimizar tu tiempo

No hay estudiante que no se vea abrumado por la cantidad de trabajos y evaluaciones a las que debe enfrentarse durante el transcurso de cada semestre universitario. Por esta razón, publicaré una serie de artículos en los cuales expondré sobre distintas herramientas “en la nube” a las que cada uno de ustedes puede acceder -de forma completamente gratuita- tanto para organizar y optimizar el tiempo productivo, como también, para mejorar el trabajo colaborativo vía internet.

La mayor parte de los estudiantes utiliza servicios online como Facebook, Ebuddy o MSN Messenger para comunicarse e intentar trabajar con compañeros; el problema de estas herramientas “sociales” es que por mucho que nos entreguen facilidades para el trabajo en conjunto, al mismo tiempo, están repletas de distracciones en forma de publicidad, chats, imágenes, videos, entre otras. En respuesta a estos servicios, les propondré una lista de aplicaciones web (algunas con opciones de escritorio), que no podrán dejar de utilizar una vez las prueben.

En este primer artículo me centraré en aquellas que nos ayudarán a organizar nuestros archivos (documentos de texto, imágenes, videos, audios, etcétera) de forma eficiente y, a su vez, a mantenerlos sincronizados tanto con la “nube” como con nuestros aparatos electrónicos.

Dropbox

Entre varias opciones existentes para sincronizar tus archivos con la nube, la más completa y fácil de utilizar es Dropbox. Pero, ¿qué es exactamente y cómo funciona?. Es un servicio gratuito (o de pago si quieres contratar un plan) para alojar archivos de todo tipo en internet y, a su vez, poder mantenerlos en una sincronización completa y funcional entre tus equipos (Ipods, Celulares Android, Ipads, Blackberrys, PC y Mac). Puede parecer algo complicado a primera vista pero no lo es, en palabras simples, con Dropbox podrás acceder a tus archivos desde cualquier computador o aparato electrónico compatible necesitando sólamente una conexión a internet estable.

Lo único que necesitas hacer para utilizar dropbox es acceder a su página oficial (http://www.dropbox.com), descargar el archivo y seguir las instrucciones incluídas en el instalador. Al finalizar, te pedirá introducir tu cuenta del servicio o te permitirá crear una nueva si nunca lo has utilizado con anterioridad. Al instalarse, se creará una carpeta llamada “Dropbox” en tu computador, será en dicha carpeta donde tendrás que ir agregando todos los archivos que quieras sincronizar con la web, por lo tanto, todo documento que no esté dentro de “Dropbox” no será accesible desde otro lugar. El proceso de sincronización de archivos es automático, no requiere que hagas nada y no te imposibilita a borrar, modificar o mover tus archivos.

Cabe recordar que al registrarte en Dropbox obtendrás una cuenta gratuita con 2 GB de espacio para utilizar, éstos los podrás aumentar hasta los 8 GB si sigues los pasos que te explican en la página web. Más que nada, invitar a otros usuarios te va sumando 250 mbs por cada uno que se registre gracias a ti.

Como estudiante, ¿de qué me sirve?

Piensa en la cantidad de fotocopias, imágenes, presentaciones powerpoints, y lecturas a las que te enfrentas en cada ramo, ahora, en vez de tener que guardar todo en un pendrive o tener que reenviarte cientos de archivos adjuntos a tu correo, podrás tener todos esos archivos, ordenados en carpetas y categorías, disponibles en cada computador que utilices o tu dispositivo móvil compatible. Además, y como último punto de utilidad, Dropbox te permite compartir tus carpetas -o archivos- con terceros, simplemente invitando a un compañero o grupo de trabajo, todos podrán acceder al mismo documento.

Skydrive

Otro servicio parecido al anterior es la apuesta de Microsoft por el almacenamiento en línea de archivos. Skydrive (http://skydrive.live.com/) surge como parte de los servicios que la multimillonaria empresa tiene bajo la marca “Windows Live” y se abre paso como una herramienta bastante útil para la edición y organización de documentos online.

Puede sonar muy similar a Dropbox pero se diferencian en una gran cantidad de características; en primer lugar, Skydrive funciona principalmente a través de los navegadores (Internet Explorer, Firefox, Chrome, etcétera) e incluye un panel de edición para los archivos bastante completo. En segundo lugar, para utilizarlo es necesario poseer una “Windows Live ID”, la misma que utilizas para ver tu Hotmail o chatear en MSN. Como tercer punto, Skydrive está capacitado para funcionar perfectamente con Office 2010, por ende, si eres un usuario de la Suite Office de Microsoft podrás sincronizar tus documentos directamente con tu disco en linea. Sin embargo, la diferencia principal, es que este servicio está pensado exclusivamente para almacenar documentos (ya sean word, excel o powerpoint), por lo mismo, no se puede utilizar como un disco para todo tipo de archivos como Dropbox.

Como estudiante, ¿de qué me sirve? Skydrive te permitirá acceder y editar completamente tus archivos Word, Excel o PowerPoint directamente desde el navegador. La ventaja es que no necesitarás tener instalado Microsoft Office o un programa derivado para abrir estos archivos, ya que el editor incluído en el sistema online cubrirá esa necesidad de forma gratuita, rápida e intuitiva.

En este primer artículo conocimos dos herramientas de gran utilidad para la organización de nuestros archivos, la disponibilidad de los mismos en todo lugar y la edición de ellos con mayor alcance y facilidad. En el próximo hablaremos de dos herramientas más que cubrirán tanto el orden de nuestros documentos, como también la capacidad de verlos y editarlos en grupos de trabajo colaborativo (muy útil a la hora de hacer tareas grupales, proyectos, o compartir ideas).

Si tienes alguna duda o acotación no dudes en compartirla, si deseas recibir información más detallada al respecto de alguna de las herramientas expuestas, comenta y te ayudaré sin ningún problema.

¿Conocías estas herramientas?

¿Qué otras recomendarías para el uso universitario?

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